Quanto costa davvero una virtual data room? Le variabili che spiegano i preventivi (utenti, pagine, storage, supporto)
Chiunque si sia trovato a gestire un’operazione di M&A sa che, a un certo punto, arriva quel preventivo apparentemente indecifrabile. Per un CFO o un avvocato d’affari, il costo di una Virtual Data Room (VDR) può sembrare un enigma avvolto in un foglio Excel. A differenza dei classici software che acquistiamo per l’ufficio, qui non esiste un prezzo “da scaffale”. La realtà è che le tariffe riflettono la criticità dei dati che devono proteggere e l’urgenza dell’operazione stessa.
Spesso ci si chiede perché i prezzi delle virtual data room varino così tanto tra un fornitore e l’altro. La risposta non sta solo nella tecnologia, ma nella capacità di garantire che una transazione da milioni di euro non si blocchi per un intoppo tecnico alle tre del mattino.
Il superamento del vecchio modello a consumo
C’è stato un tempo in cui le data room si pagavano “a pagina”. Era un retaggio dell’epoca dei faldoni cartacei, dove ogni scansione aveva un prezzo fisso. Fortunatamente, quel modello sta scomparendo. Oggi il mercato si sta orientando verso strutture più flessibili, ma questo ha introdotto nuove variabili che possono confondere chi non ha familiarità con il settore.
Come sottolineato in diverse analisi di Milano Finanza sulle tendenze del mercato finanziario, l’efficienza dei processi digitali è ormai un asset che pesa sulla valutazione finale di un deal. Ma per arrivare a quella valutazione, bisogna prima capire cosa si sta pagando esattamente quando si firma un contratto per una VDR.
I quattro pilastri del preventivo
Quando analizziamo un’offerta, sono solitamente quattro i fattori che muovono l’ago della bilancia. Non sono semplici voci di costo, ma leve strategiche che determinano quanto sarà fluida la vostra due diligence:
- La gestione degli accessi e degli utenti: Non tutti i fornitori ragionano allo stesso modo. Alcuni offrono pacchetti con utenti illimitati, mentre altri applicano scaglioni. Il consiglio è di valutare bene quanti consulenti, auditor e potenziali acquirenti dovranno effettivamente entrare nella stanza digitale. Un limite troppo stretto potrebbe costringervi a continui upgrade costosi a metà dell’opera.
- Lo spazio di archiviazione (Storage): Se la vostra azienda è una tech company con pesanti archivi di codice o una società industriale con migliaia di disegni tecnici ad alta risoluzione, lo storage diventerà la voce principale. È fondamentale capire se il preventivo include una quota di GB generosa o se ogni sforamento verrà fatturato a peso d’oro.
- L’orizzonte temporale del progetto: Un deal può chiudersi in tre mesi o trascinarsi per un anno. Molti contratti prevedono una durata minima, ma la vera differenza la fa la gestione dei rinnovi. È sempre preferibile negoziare fin dall’inizio le tariffe per eventuali estensioni mensili.
- Il fattore umano (Supporto): Questa è la voce che spesso fa la differenza tra un software “giocattolo” e uno professionale. Avere un project manager dedicato che vi aiuta a caricare i documenti e a impostare i permessi non è un optional, è una polizza assicurativa sulla riuscita del deal.
La differenza tra archiviazione e protezione
Un errore comune è quello di paragonare una VDR ai classici servizi di cloud storage che usiamo per le foto o i documenti personali. La differenza di prezzo è giustificata dalla “blindatura” del sistema. In una data room professionale, l’investitore paga per funzioni avanzate: dal watermark dinamico (che stampa il nome dell’utente su ogni pagina visualizzata) al controllo granulare che impedisce persino la stampa dei file più sensibili.
Secondo le riflessioni di Harvard Business Review sulla gestione del rischio nelle transazioni internazionali, la sicurezza informatica non è più una voce di spesa tecnica, ma una responsabilità del board. Pagare qualcosa in più per una piattaforma certificata ISO 27001 significa proteggersi da fughe di notizie che potrebbero polverizzare il valore dell’azienda in poche ore.
Le insidie nascoste nei preventivi
Prima di scegliere, vale la pena porsi alcune domande che potrebbero smascherare costi occulti. Ad esempio, è bene verificare se il servizio di Q&A (Domande e Risposte) è incluso o se viene considerato un modulo aggiuntivo. Allo stesso modo, bisogna chiarire cosa succede una volta che il deal è concluso. Molti fornitori offrono la possibilità di ricevere un “archivio di chiusura”, ovvero una copia criptata di tutto ciò che è passato nella data room, utile per scopi legali negli anni a venire.
Spesso si trascura anche il costo del setup. Alcune società applicano una tariffa d’ingresso per configurare la struttura delle cartelle, mentre altre la includono nel canone. Non c’è un modello giusto o sbagliato, ma è fondamentale che ogni voce sia esplicitata chiaramente prima di iniziare i caricamenti.
Verso una scelta consapevole
In definitiva, scegliere una virtual data room basandosi solo sul prezzo più basso è un rischio che poche aziende possono permettersi di correre. Il costo reale di una VDR va misurato in termini di tempo risparmiato e di sicurezza garantita. Un preventivo che sembra alto oggi potrebbe rivelarsi il miglior investimento dell’anno se permette di chiudere una transazione complessa senza intoppi tecnici o breach di dati.
La trasparenza del fornitore nello spiegare queste variabili è, di per sé, il primo indicatore della qualità del servizio che riceverete durante la fase più delicata della vita della vostra impresa.
