Meno tempo per guidare le persone, più tempo assorbito da attività operative. Una ricerca internazionale di Factorial fotografa una delle principali sfide che stanno affrontando le organizzazioni europee
Contributo editoriale di Andrea Galimberti, Direttore Partnership Italia di Factorial
Se esiste una figura professionale che sta vivendo in prima linea la trasformazione delle organizzazioni, questa è il manager. Negli ultimi anni, alle tradizionali responsabilità di coordinamento e controllo si sono aggiunte nuove aspettative: sviluppare competenze, gestire team sempre più distribuiti, prendere decisioni rapide
in contesti incerti, accompagnare l’introduzione di nuove tecnologie e, allo stesso tempo, mantenere elevati livelli di produttività e coinvolgimento delle persone. Ma come viene realmente impiegato, oggi, il tempo dei manager? Quanto spazio riescono a dedicare alle attività che generano valore e quanto, invece, viene assorbito da attività operative, amministrative e di coordinamento? Per rispondere a queste domande, Factorial – partner tecnico della rubrica e osservatorio privilegiato sull’evoluzione delle organizzazioni europee grazie al confronto quotidiano con migliaia di imprese e manager – ha condotto una ricerca che ha coinvolto oltre 1.000 manager in Italia, Spagna, Germania e Portogallo, analizzando le principali criticità che caratterizzano il lavoro manageriale contemporaneo.
I risultati offrono uno spaccato particolarmente interessante non soltanto per chi si occupa di risorse umane, ma per imprenditori, CEO e management impegnati a comprendere come evolvono produttività, leadership e organizzazione nelle imprese europee. Uno degli elementi più significativi emersi dalla ricerca riguarda, infatti, un tema che osserviamo sempre più frequentemente anche nel confronto con le PMI italiane: il vero problema non sembra essere la mancanza di strumenti, bensì la difficoltà di liberare tempo e attenzione manageriale per le attività che producono maggiore impatto. Perché se il futuro delle organizzazioni sarà sempre più determinato dalla qualità delle decisioni, della leadership e della capacità di sviluppare persone, la domanda diventa inevitabile: quanto tempo riescono davvero i manager a dedicare a queste attività?
Oltre il 43% del tempo dei manager viene assorbito da attività ripetitive
La ricerca evidenzia come oltre il 43% del tempo lavorativo dei manager sia ancora dedicato ad attività manuali e ripetitive. Parallelamente, molti professionisti dichiarano di dover prendere decisioni basandosi più sull’intuito che su dati affidabili e aggiornati, mentre il tempo disponibile per costruire relazioni solide con il proprio team tende progressivamente a ridursi. L’indagine evidenzia una percezione diffusa: i manager sono sempre più spesso chiamati a gestire attività operative e amministrative, sottraendo energie alle funzioni che dovrebbero caratterizzare il loro ruolo, ovvero guidare persone, sviluppare competenze e supportare la crescita dell’organizzazione.
I numeri sono significativi. Il 73% degli intervistati ritiene che ridurre attività ripetitive e lavoro manuale migliorerebbe sensibilmente la propria produttività. Il 43% ritiene che la propria organizzazione abbia già subito conseguenze economiche dovute all’utilizzo di dati incompleti o non aggiornati. Ancora più rilevante è il dato relativo alla gestione delle persone: l’82% dei manager ritiene che l’attuale carico di lavoro limiti la possibilità di costruire relazioni solide con il proprio team.
Secondo gli intervistati, una maggiore integrazione dei processi aziendali potrebbe generare un recupero di oltre sette ore e mezza a settimana per ciascun manager.
Intuito contro dati: una sfida ancora aperta
Uno dei risultati più interessanti riguarda il rapporto tra dati e decisioni. L’80% dei manager europei intervistati dichiara di affidarsi frequentemente all’intuito più che alle informazioni disponibili. Non si tratta necessariamente di una scelta culturale, quanto piuttosto della difficoltà di accedere rapidamente a dati affidabili, aggiornati e facilmente interpretabili. Questo elemento evidenzia una delle grandi sfide che le organizzazioni stanno affrontando: trasformare la crescente disponibilità di informazioni in reale capacità decisionale. La costruzione di una cultura data-driven non rappresenta soltanto un tema tecnologico, ma una leva strategica per aumentare qualità delle decisioni, velocità di esecuzione e capacità di adattamento delle imprese.
Il costo nascosto della frammentazione organizzativa
Un secondo tema emerso dalla ricerca riguarda la complessità operativa. In media, chi gestisce un team utilizza quattro strumenti differenti ogni giorno per organizzare attività, persone e processi. Nella maggior parte dei casi, questi strumenti non dialogano efficacemente tra loro.
La conseguenza è una perdita di efficienza che assume dimensioni rilevanti. In Italia, i manager stimano di perdere circa nove ore alla settimana in attività operative che non generano valore diretto.
Un dato che equivale a quasi un quarto dell’orario lavorativo settimanale.
La frammentazione dei processi non rappresenta soltanto un problema tecnologico. Diventa un problema organizzativo, perché riduce la capacità di coordinamento, rallenta le decisioni e aumenta il rischio di errori.
Quando manca il tempo per guidare le persone
Probabilmente il dato più significativo riguarda però il rapporto tra management e capitale umano. L’82% degli intervistati ritiene che gli attuali carichi di lavoro impediscano di costruire relazioni solide e significative con i propri collaboratori.
Quasi un manager su due ammette di essersi accorto troppo tardi dell’insoddisfazione di un membro del team. Ancora più significativo è il fatto che il 39% abbia già perso almeno un collaboratore di valore per non essere riuscito a intervenire al momento opportuno. Questi dati evidenziano come il vero costo dell’inefficienza organizzativa non sia soltanto economico. Sempre più spesso riguarda la capacità di attrarre, sviluppare e trattenere talenti.
Il caso italiano
I risultati italiani confermano e, in alcuni casi, amplificano le evidenze emerse a livello europeo. Il 67% dei manager ritiene che una riduzione delle attività ripetitive migliorerebbe sensibilmente la propria produttività. L’89% afferma che l’attuale carico di lavoro limita la capacità di dedicare attenzione alle persone e alla gestione dei team. Le attività che assorbono maggiormente il tempo dei manager italiani riguardano il monitoraggio delle performance, la gestione dei budget e l’organizzazione dei carichi di lavoro. Tutte attività che, secondo gli intervistati, potrebbero beneficiare di una maggiore integrazione dei processi e di una migliore disponibilità di dati.
Meno attività operative, più leadership
La conclusione della ricerca è particolarmente interessante perché si collega direttamente a una delle
principali sfide che stanno affrontando le organizzazioni europee. L’obiettivo non è semplicemente ridurre il tempo dedicato alle attività manuali. L’obiettivo è restituire ai manager il tempo necessario per svolgere il loro ruolo più importante: guidare persone, sviluppare competenze, costruire relazioni e prendere decisioni di qualità.
Come sottolinea Jordi Romero, CEO di Factorial: «La tecnologia non definisce la strategia. Fornisce ai manager le informazioni necessarie per costruirla in autonomia». Una riflessione che si collega perfettamente alla domanda che attraversa l’intera rubrica: in un contesto in cui tecnologia e intelligenza artificiale sono sempre più accessibili, il vero vantaggio competitivo non dipenderà dagli strumenti utilizzati, ma dalla capacità delle organizzazioni di liberare tempo, attenzione e competenze per le attività che generano maggiore valore.
