La migliore firma digitale: confronto tra le principali soluzioni presenti sul mercato
Oggi, firmare un contratto o un documento ufficiale non richiede più necessariamente una scrivania, una penna e un foglio di carta. La firma digitale è lo strumento essenziale per dare valore legale ai documenti informatici, garantendo l’identità del firmatario e l’integrità del contenuto, proprio come una firma autografa.
Il grande vantaggio delle firme digitali è quello di dematerializzare i processi aziendali eliminando carta e burocrazia in maniera legale e sicura in quanto sono regolamentate a livello europeo dal sistema eIDAS.
Non esiste però un solo “tipo” di firma. A seconda del livello di sicurezza e del metodo di identificazione richiesto, si distinguono tre tipologie principali: la Semplice (FES), l’Avanzata (FEA) e la Qualificata (FEQ). Quest’ultima rappresenta il massimo standard di garanzia giuridica.
Il mercato attuale dei servizi di firma digitale è diviso in due grandi filosofie. Da un lato ci sono le soluzioni tradizionali, come quelle di Aruba e InfoCert, spesso legate all’utilizzo di hardware fisico come smart card o chiavette USB (i cosiddetti token). Dall’altro, emergono le soluzioni in cloud, rappresentate da player come Sign di CM.com, DocuSign e Yousign, che eliminano la necessità di dispositivi fisici permettendo di firmare ovunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo (smartphone incluso).
Se ti stai chiedendo quale sia la soluzione di firma digitale più adatta alla tue esigenze, continua a leggere e scopri vantaggi e svantaggi di ogni servizio.
Cosa rende una firma digitale la migliore: i criteri di confronto
Scegliere la soluzione di firma digitale non significa solo acquistare un certificato, ma adottare un sistema che impatta sulla produttività quotidiana, per questo è fondamentale scegliere la soluzione più adatta ad ogni esigenza. Il software ideale deve trovare il perfetto equilibrio tra la massima protezione del dato e una fluidità d’uso che non scoraggi chi deve apporre la firma.
Sicurezza, accessibilità e costi sono tre criteri importanti da considerare nel confronto tra le migliori firme digitali.
Sicurezza e conformità
La sicurezza è il requisito fondamentale per una firma digitale e si basa sulla crittografia asimmetrica, un sistema di chiavi (una pubblica e una privata) che rende il documento inalterabile. In Italia e in Europa, il punto di riferimento è il regolamento eIDAS. Una firma digitale deve garantire la validità legale del documento in tutta l’Unione Europea.
Tutte le firme digitali a norma di legge si basano sul principio della crittografia asimmetrica ma la differenza tra le diverse soluzioni risiede nella chiave privata, cioè ciò che permette effettivamente di generare la firma. Mentre le firme tradizionali la conservano all’interno di un oggetto fisico, come la chiavetta o la smart card, le firme in cloud la custodiscono su un server sicuro.
Facilità d’uso e accessibilità
Uno strumento sicuro ma difficile da usare diventa un ostacolo. La facilità d’uso si misura nella velocità con cui un utente “esterno“, un cliente o un fornitore, riesce a firmare senza dover leggere un manuale d’istruzioni.
Le interfacce migliori sono quelle intuitive, “pulite” e capaci di guidare l’utente passo dopo passo. L’accessibilità multiplatform è oggi un requisito minimo: devi poter inviare o firmare un contratto dal PC dell’ufficio così come dallo smartphone mentre sei in viaggio, senza dover installare software pesanti o driver specifici. Meno clic servono per completare l’operazione, migliore sarà l’esperienza di utilizzo.
Costi e opzioni di abbonamento
Il panorama dei costi è variegato e va analizzato in base ai volumi di documenti gestiti. I principali modelli offerti dai provider includono:
- Abbonamenti annuali/mensili: solitamente includono un numero prestabilito di firme o utenti.
- Pacchetti a consumo (pay-per-use): permettono di acquistare un certo numero di “buste” o firme senza scadenze pressanti.
- Costi di attivazione e hardware: tipici delle soluzioni tradizionali, dove si paga il dispositivo fisico (token o smart card) e il relativo certificato – solitamente triennale.
Per scegliere il piano giusto, è fondamentale analizzare non solo il prezzo di listino, ma anche i servizi inclusi (come la conservazione a norma o il supporto tecnico), evitando costi nascosti per ogni firma aggiuntiva.
Confronto tra le principali soluzioni di firma digitale
Sono molte le soluzioni di firma digitale presenti sul mercato e ognuna risulta più o meno adatta a seconda di esigenze personali e di business. In questo articolo abbiamo preso in considerazione i leader di settore a livello nazionale e internazionale, confrontando le loro tecnologie e l’esperienza d’uso reale.
Per un argomento come la firma digitale non si può non citare Aruba, uno dei principali operatori italiani dei servizi Trust. La loro soluzione di firma digitale spazia dai kit fisici tradizionali alla firma remota.
Parlando di servizi che includono la firma tradizionale tramite token, emerge un altro player estremamente accreditato a livello europeo: Infocert. Offre servizi di dematerializzazione e firma digitale progettati per garantire la massima validità legale e operano soprattutto nel settore bancario e assicurativo.
Passiamo ora ai player specializzati nei servizi di firma digitale in cloud. Sign di CM.com è un software che integra la firma digitale con i canali di messaggistica mobile, permettendo di gestire l’intero ciclo contrattuale in modo rapido e senza carta.
DocuSign è un’azienda che offre il servizio di firma digitale e di gestione dell’intero processo di creazione dei documenti attraverso IAM, una piattaforma basata sull’intelligenza artificiale.
Infine, citiamo Yousign, un provider europeo che offre una soluzione 100% cloud basata su un’interfaccia che mira a rendere il processo di firma un’esperienza semplice e sicura per ogni utente.
Le soluzioni tradizionali
Aruba e InfoCert sono i provider storici del mercato italiano. Essendo Certification Authority accreditate AgID, offrono il massimo livello di fiducia istituzionale, ma portano con sé un’eredità tecnologica più legata all’hardware.
Aruba
Aruba è eccellente dal punto di vista della sicurezza dei documenti e si focalizza sulla Firma Elettronica Qualificata (FEQ) con dispositivi fisici. Il fatto di dover installare software specifici e la necessità di avere un kit fisico limita in parte la libertà e accessibilità degli utenti. Tutto questo incide anche sul costo in quanto l’acquisto del kit fisico per apporre la firma con validità triennale è superiore rispetto a quello offerto dai servizi per la firma remota. La firma digitale di Aruba può essere una buona soluzione per il singolo professionista ma risulta meno efficace per chi cerca più flessibilità.
InfoCert
InfoCert è un’altra sicurezza di validità legale e la loro soluzione GoSign modernizza l’approccio tradizionale della firma con kit fisico. Dal punto di vista dell’accessibilità risulta migliore di Aruba, ma è ancora legato a processi rigidi e a software il cui funzionamento non è immediatamente intuitivo. Per quanto riguarda i costi, infine, sono disponibili abbonamenti annuali e l’acquisto del kit, come per Aruba.
Le firme digitali più innovative
Aver la possibilità di firmare da remoto e in pochi minuti è una comodità indispensabile per i singoli professionisti così come per le aziende. I principali provider di questo servizio in cloud sono riusciti a renderlo ancora più accessibile eliminando l’hardware, per cui l’autenticità e sicurezza di un documento firmato non risiedono più in una chiavetta fisica e l’identità digitale è protetta da sistemi di autenticazione a due fattori. In poche parole questo significa che, pur mantenendo la sicurezza massima della crittografia, la chiave privata, indispensabile per apporre la firma, non si trova più all’interno di un dispositivo fisico ma è custodita in un server e si può attivare a distanza attraverso, per esempio, un’autenticazione con codice OTP.
Sign di CM.com
Partendo dai costi di servizio, con Sign di CM.com il pagamento avviene solo quando il documento è stato completamente firmato. Il prezzo è fisso e basato sul documento, quindi non serve contare il numero delle firme perchè non sono necessarie le licenze per ogni singolo utente. Questo significa che si possono aggiungere tutti i collaboratori desiderati senza far lievitare i costi e pagando esclusivamente per l’effettivo utilizzo della piattaforma.
Un altro aspetto fondamentale è l’omnicanalità. Sign è l’unico strumento che permette di inviare richieste di firma tramite i canali maggiormente utilizzati, come WhatsApp e SMS, oltre alla classica e-mail. Questa flessibilità accelera drasticamente i tempi di chiusura dei contratti, eliminando le frizioni per l’utente.
Infine, la piattaforma è pensata per la scalabilità business: grazie a un’architettura API robusta e intuitiva, si integra perfettamente con i sistemi interni (CRM o ERP), automatizzando i workflow più complessi. Che siano 10 o 1000 i documenti firmati in un mese, Sign si adatta al volume di lavoro in tempo reale, garantendo un’infrastruttura sicura, conforme a eIDAS e pronta a crescere insieme all’azienda.
DocuSign
DocuSign è un provider specializzato nella gestione documentale a 360 gradi e questo comporta a volte una complessità notevole dei processi. La loro piattaforma Intelligent Agreement Management aiuta gli utenti a gestire il ciclo di vita dei documenti dalla produzione iniziale alla firma e validazione finale. L’interfaccia può essere considerata eccessivamente complessa per chi cerca solo un modo semplice e veloce di firmare documenti.
Il modello di pricing in questo caso è basato su diverse tipologie di abbonamenti e sulle licenze degli utenti, quindi più persone sono coinvolte nel processo di firma, più si alza il prezzo finale del documento.
Yousign
Yousign è una soluzione pensata prevalentemente per le PMI. La loro interfaccia risulta più semplice rispetto a quella di DocuSign e permette di apporre le firme tramite App o integrando questo strumento con i vari gestionali tramite API.
Per quanto riguarda il costo del servizio, Yousign basa i propri abbonamenti sulle licenze utente, quindi i grandi team potrebbero risultare svantaggiati.
La firma digitale che fa per te
Da questo confronto tra servizi emerge che non esiste una soluzione di firma digitale migliore in assoluto, ma la scelta dipende dal bilanciamento tra burocrazia e velocità operativa. Se Aruba e InfoCert restano i punti di riferimento per chi necessita di supporti fisici e certificati legati a un dispositivo, il mercato cloud e SaaS offre un servizio più veloce e semplice. In quest’ultimo caso, piattaforme come DocuSign e Yousign risultano valide, pur restando vincolate a modelli di costo rigidi per singola licenza o canali di invio predefiniti.
Mentre gli altri provider si limitano spesso all’invio tramite e-mail, Sign di CM.com sfrutta l’integrazione nativa con WhatsApp e SMS, invitando alla firma direttamente dove l’utente è più attivo e riducendo drasticamente le tempistiche. A questo si aggiunge un modello pay-per-use che fattura per documento completato, eliminando i costi fissi per utente. Per un’azienda che cerca una soluzione conforme a eIDAS, ma capace di integrarsi via API in flussi di lavoro complessi senza la complicazione dell’hardware, Sign rappresenta l’evoluzione più fluida e orientata ai risultati concreti
