Software fatturazione elettronica: perché è diventato fondamentale in azienda
Dal 2019 la fatturazione elettronica è diventata un passaggio obbligatorio per imprese e professionisti. La vera differenza, però, consiste nel modo in cui vengono gestite tutte le fasi del processo. C’è chi continua a utilizzare il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate o procedure manuali e chi invece ha scelto un software fatturazione elettronica progettato appositamente per sostenere volumi crescenti, controlli fiscali rigorosi e percorsi di lavoro complessi.
Per una PMI o un’azienda in generale, la fattura elettronica non può essere considerata esclusivamente come un semplice file XML da inviare allo SDI: rappresenta, invece, un punto di contatto tra amministrazione, vendite, logistica, banca, consulente fiscale e direzione. Da qui passano la liquidità, la puntualità dei pagamenti, la capacità di avere numeri affidabili per pianificare investimenti. Se la gestione resta manuale, ogni passaggio che viene messo in atto rischia di diventare un collo di bottiglia. Con una piattaforma dedicata, la fatturazione elettronica si trasforma in un processo continuo e costantemente controllato.
I problemi delle soluzioni manuali o del portale gratuito
Molte aziende hanno iniziato con il portale dell’Agenzia delle Entrate per un motivo semplice: era già disponibile e sufficiente per poche decine di documenti all’anno. Con il crescere dei volumi, però, sono emersi dei punti da considerare.
Innanzitutto, la compilazione dei dati richiede tempo. Ogni fattura viene inserita a mano, spesso attingendo ad anagrafiche salvate in fogli di calcolo o in vecchi gestionali non integrati. Quando si effettua una modifica, bisogna controllare con attenzione campi, aliquote, riferimenti a ordini, con una fatica che aumenta quando il numero di documenti è più elevato.
Un secondo nodo riguarda la gestione delle fatture XML. Basta un errore nella struttura del file per generare uno scarto da parte dello SDI. Nel portale gratuito l’utente vede soltanto l’esito, mentre la ricerca dell’errore diventa un’analisi manuale tra righe di file e campi compilati in fretta. In una struttura amministrativa piccola, questo porta via delle ore preziose, in quella più grande rallenta in generale la fatturazione.
C’è poi la gestione dell’imposta di bollo. Non basta inserirla quando serve: bisogna monitorare tutti i documenti interessati, verificare soglie, tenere traccia dei versamenti periodici.
Un altro tema è quello della conservazione dei documenti. Dal portale, i file devono essere scaricati a mano e archiviati in cartelle locali o su altri sistemi di archiviazione. Questo significa che una parte delle risorse amministrative viene spesa in operazioni ripetitive: download, rinomina, spostamento dei file, verifiche per controllare che tutto sia al posto giusto.
Infine, manca una vera integrazione con la contabilità. Le fatture emesse e ricevute non alimentano automaticamente il gestionale o i sistemi di amministrazione. Si ha come conseguenza un doppio lavoro: prima si compila la fattura nel portale, poi si registra lo stesso documento nel software interno. Tutto ciò, ovviamente, apre la strada a errori, ritardi e differenze tra i dati verso l’esterno e quelli utilizzati per la gestione interna.
Cinque motivi per cui un software è diventato indispensabile
Per molte aziende, il passaggio a un software fatturazione elettronica dedicato è stato il momento in cui la fattura è uscita dalla logica dell’adempimento minimo per entrare in quella della gestione strutturata dei processi amministrativi. I motivi sono almeno cinque e riguardano sia la conformità normativa sia l’efficienza complessiva dell’organizzazione.
Conformità senza pensieri
La normativa sulla fatturazione elettronica cambia, si aggiorna, introduce regole specifiche per determinate categorie. Un gestionale amministrativo tradizionale, se non predisposto a questi aggiornamenti, può diventare obsoleto in fretta. Al contrario, un software dedicato alla fatturazione elettronica mantiene le regole sempre aggiornate: il tracciato XML viene generato in modo conforme, le nuove specifiche tecniche vengono incorporate senza richiedere competenze specialistiche agli utenti.
L’imposta di bollo viene applicata in modo automatico in base alla tipologia di documento, con riepiloghi periodici pronti per il versamento. La conservazione digitale a norma viene gestita dal sistema: i documenti vengono archiviati, indicizzati e conservati per i 10 anni previsti, con log e certificazioni adeguate. L’azienda non deve più preoccuparsi di creare cartelle, copiare file o dimostrare la corretta conservazione in caso di controlli.
Efficienza operativa
Un software progettato per gestire flussi di fatturazione elevati offre schermate guidate, controlli in tempo reale e funzioni progettate per ridurre la ripetizione di operazioni. Le anagrafiche di clienti e fornitori vengono salvate e aggiornate in un’unica base dati.
La procedura di emissione diventa rapida e prevede pochi passaggi: scelta del cliente, selezione dei prodotti o dei servizi, applicazione automatica delle aliquote, generazione del file XML e invio allo SDI. Il risultato è una riduzione di errori SDI rispetto a una compilazione manuale, perché il sistema intercetta le incongruenze immediatamente.
Integrazione con ERP, CRM e banca
Il valore di un software dedicato alla fatturazione si vede anche nella capacità di comunicare con gli altri sistemi aziendali. L’integrazione ERP permette di agire sui documenti in modo automatico, evitando doppi inserimenti ed errori di trascrizione. Le informazioni su clienti, ordini e listini si muovono tra CRM e modulo di fatturazione, in modo che il ciclo attivo sia adeguato dalla proposta commerciale alla fattura finale.
Sul fronte finanziario, c’è un allineamento con i sistemi bancari per semplificare la gestione degli incassi e dei pagamenti. Le fatture saldate vengono rilevate più rapidamente e la situazione di debitori e creditori diventa più chiara.
Analisi dei dati in tempo reale
Quando tutte le fatture, attive e passive, transitano da un unico sistema, la quantità di informazioni da gestire cresce. Un software moderno costruisce intorno a queste informazioni una dashboard cash-flow che mostra scadenze, previsioni di entrata, impegni di pagamento e indicatori sintetici sul margine.
Scalabilità e lavoro da remoto
Un software basato su architettura cloud consente di accedere in sicurezza a tutte le funzioni di fatturazione da qualunque sede. Con una gestione multi-azienda e multiutente, si può modellare il sistema sulla struttura reale del gruppo, con società diverse, filiali o centri di costo distinti. Se il volume di documenti cresce, basta adeguare il piano, senza rivedere l’intera organizzazione interna.
Mini-guida per scegliere il software giusto
Una volta compreso che il passaggio a un software dedicato è necessario, resta da capire quale soluzione scegliere. Non esiste una piattaforma valida per qualunque azienda: la scelta deve partire dalle esigenze concrete e dai processi già presenti in amministrazione e contabilità:
- mappare i requisiti: volumi di fatture, moduli richiesti (ciclo passivo, approvazioni, multi-lingua) – Prima di tutto, l’azienda dovrebbe descrivere cosa dovrebbe fare il software: quante fatture vengono emesse e ricevute in un anno, quali flussi di approvazione sono già presenti, quali mercati esteri richiedono documenti in lingue diverse o formati particolari;
- verificare i costi totali(licenza, canone, numero di fatture incluse, moduli extra) – Il costo non è solo rappresentato dal canone annuale o mensile: vanno considerati i limiti sul numero di documenti, i moduli opzionali, gli eventuali costi di storage sulla conservazione digitale a norma;
- controllare le certificazioni– Un fornitore affidabile deve garantire requisiti tecnici e di sicurezza, soprattutto se gestisce archiviazione e conservazione. Certificazioni e accreditamenti rappresentano un segnale importante per chi deve affidare al sistema anni di documentazione fiscale e contabile;
- valutare facilità d’uso, assistenza in italianoe prova gratuita di almeno 14 giorni – Prima di scegliere, è utile far testare il sistema a chi lo userà ogni giorno. Una prova pratica consente di capire se le schermate sono intuitive, se l’assistenza risponde in tempi adeguati, se i manuali sono aggiornati;
- assicurarsi di avere API o connettoriper integrare ERP, magazzino o piattaforme e-commerce – Senza una buona integrazione ERP, il rischio è di creare un nuovo accumulo di informazioni. L’azienda dovrebbe verificare la compatibilità con il gestionale già installato, con il software di magazzino, con i portali e-commerce che generano ordini automaticamente.
In tutte queste fasi, può essere utile provare una soluzione pensata anche per chi ha specifiche esigenze, come il caso di chi opera nel regime agevolato. Queste realtà scelgono strumenti come il software per la fatturazione Kubik, che permette a chi opera nel regime forfettario di emettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche con semplicità.
Un esempio pratico
Per capire cosa cambia in concreto, si può analizzare il caso di un’azienda di distribuzione che serve negozi e piccole catene in diverse regioni. Ogni fine mese l’ufficio amministrativo si trovava di fronte a centinaia di documenti da emettere. Gli ordini arrivavano da agenti, e-commerce e call center, venivano gestiti a mano e trasformati in fatture elettroniche inserendo i dati una riga alla volta.
Con l’introduzione di un software fatturazione elettronica integrato con il gestionale, il processo è cambiato del tutto. Gli ordini vengono confermati e si trasformano automaticamente in documenti precompilati, le anagrafiche clienti sono uniche e aggiornate, l’IVA viene applicata in base alle regole impostate.
Il tempo medio di emissione è sceso del 60% e sono state azzerate le sanzioni relative agli errori di bollo. Le persone che prima passavano ore ad occuparsi di questo settore possono adesso seguire meglio il rapporto con i clienti e le attività a maggior valore dell’azienda.
